הטיפים הטובים ביותר להזמנת טיסה קבוצתית

זה הרגע בו הבוס שלך ניגש אליך ואומר שאתה אחראי על ארגון טיסת החברה הקרובה. לא ביג דיל, אהה ?. אתה רק צריך להשיג טיסות ומלונות עבור 85 אנשים …:)

ובכן, זה לא כך. הזמנת נסיעות קבוצתיות יגרום לך כאב ראש ומתח.

נציג את כל הטיפים והטריקים הקבוצתיים של אחד המומחים , ג’יאקומו,   מומחה הנסיעות העסקיות של TravelPerk האחראי על הזמנת טיולים קבוצתיים. הוא חי ונושם הזמנות קבוצתיות. אבל איכשהו, הוא חסין מפני לחץ. לִרְאוֹת? רק תסתכל על הרוגע הזה! # ללא סטרס 😌

בפוסט זה נדבר על:

הזמנת טיסות קבוצתיות
הזמנת מלונות בקבוצות
טיפים נוספים להזמנת קבוצות

הזמנת טיסות קבוצתיות
הזמנות קבוצתיות לטיסות יכולות להיות מסובכות. בואו נראה אילו טיפים יש לג’אקומו המקצוען שלנו. המשך לקרוא לראיון.

מהי הזמנה קבוצתית בחברות תעופה?
כאשר אתם מארגנים הזמנות קבוצתיות לטיסות, עליכם ליצור קשר עם חברות התעופה ולמסור להם את מספר המטיילים ואת התאריכים שלכם, ואז להמתין עד שתשלחו בחזרה הצעת מחיר בהתאמה אישית.

בניגוד להזמנה ישירה באינטרנט, תהליך זה הוא ידני ויכול להיות מעט איטי, מכיוון שתרצה ליצור קשר עם חברות תעופה מרובות כדי לקבל הצעות מחיר שונות.

האם חברות תעופה מציעות הנחות לקבוצות?
חברות התעופה לא בהכרח מציעות הנחות. מה שהם כן מציעים הוא הבטחה שכולם בקבוצה שלך יעלו על אותה טיסה (אלא אם כן הקבוצה שלך היא כמובן מאות אנשים).

האם זול יותר להזמין טיסות קבוצתיות?
קבלת עסקה קבוצתית מחברת תעופה היא לא תמיד המחיר הטוב ביותר. העלות המשולמת לכל טיסה בעסקת הזמנת קבוצה גבוהה לרוב מאשר אם נכנסים ל- TravelPerk או Kayak ורואים את עלות הטיסה האישית. הסיבה לכך היא שחברת התעופה יודעת כמה הם מרוויחים בממוצע עבור כרטיס באותו יום. הם יכולים לחשב מה הם מצפים להכין.

מדוע הזמנות טיסות קבוצתיות יקרות יותר?
בואו נגיד שאתם נכנסים לאתר פופולרי להזמנת נסיעות ואתם רואים שהעלות לטיסה שאתם רוצים היא 50 יורו, אך חברת התעופה יודעת שככל שהתאריך יתקרב הם יכולים למכור אותו ב -150 יורו, ולכן המחיר שהם מחליטים לתת לך כקבוצה גדולה 80 יורו לכרטיס.

זו הסיבה שעם קבוצה של 25 או פחות, לרוב זול יותר להזמין את הטיסות בעצמך. כשאני עושה זאת עבור הלקוחות שלנו, אני מקבץ אותו בקבוצות של 8. חברות מובילות מסוימות, במיוחד חברות הלואו-קוסט, יגדילו את המחיר מיד לאחר שמישהו הזמין, אז אני ממתין כמה שעות לפני שאטפל במנה הבאה 8 מטיילים.

אם הזמנת טיסות קבוצתיות אינה מציעה הנחה, מדוע לעשות זאת?
אם אתה מבצע את מסלול הזמנת הטיסה באופן ידני, אין לך שום התחייבות שכולם בקבוצה יקבלו את הטיסה. ייתכן שתגיע לקבוצה האחרונה של 5 או 8 פליירים, ולא תהיה זמינות. אם תכננת מספיק מראש, זה נדיר מאוד, אך זה עדיין סיכון. לכן עליכם להיות מוכנים להסתכן בכך שמטיילים מסוימים יצטרכו לנסוע במסלול אחר או במוביל אחר אם תרצו לקבל את המחיר הנמוך ביותר באותו יום.

החיסרון הנוסף להזמין את עצמך באופן ידני ולא לקבל תעריף קבוצתי, הוא שאין לך שום גמישות.

רוב העסקים לא משלמים על היכולת לשנות את הטיסה, כך שאתה נעול בתאריכים ובשעות האלה ולמטיילים הספציפיים האלה.

מצד שני, בהזמנה קבוצתית שעליה הועמד משא ומתן עם חברת התעופה, הם בדרך כלל נותנים לך זמן לבצע שינויים. זה שונה עבור כל מוביל, אך בדרך כלל מותר להוסיף או להסיר 10% מהנוסעים עד חודש מראש, ואינך צריך למסור את שמם בעת ביצוע ההזמנה.

הזמנת מלונות בקבוצות
מה עם מלונות? בואו נראה מה אנחנו יכולים ללמוד מג’אקומו.

איך תוכלו לקבל את המחירים הטובים ביותר בהזמנות של מלונות קבוצתיים?
באופן כללי, הרבה יותר קל לנהל משא ומתן על מחיר עבור קבוצות גדולות עם מלונות מאשר עם חברות תעופה. הם עשויים לחוות פחות יכולת חיזוי בהזמנות וייתכן כי הם עשויים להציע לך הנחה מבוססת נפח. כמו כן, התעריפים שלהם לא משתנים כל כך הרבה, ולכן קל להם יותר להציע לך הנחה מבלי לדאוג שהם מקריבים מאוחר יותר לקוח שמשלם יותר.

כמו בטיסות, עליך לשלוח דוא”ל למלונות שאתה שוקל ולספר להם את מספר החדרים (וכמה אנשים בחדר) ואת התאריכים. זכור כי עבור נסיעות עסקים, מומלץ לא לאלץ עובדים לחלוק חדר במידת האפשר.

שלח דוא”ל בכל מקום בין 5 – 15 מלונות שונים כדי לקבל הצעות מחיר, ובדוק אם אתה יכול לנהל משא ומתן על המחיר.

על מה עוד אתה יכול לנהל משא ומתן?
אמנם ניתן לנהל משא ומתן על מחיר, אך הדבר הקל ביותר למשא ומתן עליו הוא הטבות נוספות. עבור מלונות זה יהיה שדרוג חדרים או ארוחות חינם. ובטיסות, צ’ק-אין בחינם למטען כלול בדרך כלל או שקל למשא ומתן עליהם.

טיפים נוספים להזמנת טיולים קבוצתיים
לג’אקומו יש עוד טיפים עבורנו.

מה התהליך הכולל להזמנת טיולים קבוצתיים?
ראשית, עלינו להחליט אם ברצוננו לקבל הצעות מחיר ממלונות וחברות תעופה ולנהל משא ומתן על מחיר קבוצתי, או אם אנו רוצים לטפל בעצמנו בהזמנה קבוצתית באופן מקוון. אנו יכולים לסקור את האפשרויות, אך לרוב קל לי להניח שזה המסלול הטוב ביותר בהתאם למגבלות הזמן וגודל הקבוצה.

מתי משא ומתן לא שווה את המאמץ?
אם אתם במצוקת זמן, לא כדאי לנהל משא ומתן הלוך ושוב עם חברת התעופה במחיר טוב יותר.

וככל שעובר הזמן, הממוצע של עלות הכרטיס יעלה, כך שהם רק ירצו לחייב אותך יותר. לפעמים יכול לקחת 24 – 48 שעות לחזור אליך, כך שאתה לא במצב טוב לנהל משא ומתן לטיולים שעולים בקרוב.

בהחלט לדעת על מה לנהל משא ומתן תלוי בחברה. אני נוקט בגישה שונה לכל מוביל ומלון בהתאם למצב.

זו סיבה גדולה מדוע לקוחות מעריכים שירות זה כל כך. הם לא צריכים לדאוג לנסות להשיג עסקה טובה יותר, שהיא אמנות. אנו מטפלים בכל המשא ומתן.

איך מתמודדים עם קבוצות שמגיעות ממקומות התחלה שונים?
לאחרונה תכננו ש -400 איש יגיעו לברצלונה לפסגת Netcentric 2018 . הם היו מ -12 מיקומים שונים. שלחנו טופס צורה ששאל את כולם מאיפה הם באים וכמה זמן הם ישהו . ואז מינינו את התגובות האלה וקיבצנו אנשים על בסיס מיקום ותאריכים. לאחר שעשינו זאת, ביססנו את הגישה שלנו על מה שנכון לכל קבוצה.

כמה זמן לוקח להזמין טיול קבוצתי?
זה יכול לקחת בין 3 ימים לשלושה חודשים. כמובן, שלושה חודשים נמצאים בקצה הקיצוני, דברים כמו כנסים ואירועים גדולים עם מספר משתתפים ודוברים. שבוע הוא אופייני יותר!

איך מייעלים הזמנות קבוצתיות?
הדבר הטוב ביותר שאתה יכול לעשות הוא לקבל את כל המידע מראש. נסה לשאול שאלות באופן יזום. אז אל תפסיקו רק לדעת שאתם צריכים מלון בלונדון, למשל. גלה בדיוק איזו שכונה ואיזה סגנון של מלון מועדף, כמו מודרני או בוטיק.

אני מנסה לקבל אישור מראש להזמנה, במיוחד עם נסיעות שעומדות בקרוב. בואו נגיד שיש טיול קבוצתי של 16 אנשים והנסיעה נמשכת 6 שבועות.

אני אספר ללקוח מדוע תעריפי ההזמנות הקבוצתיות עבור חברת התעופה יהיו יקרים יותר, וכי הגישה שלי היא לטפל בהזמנה באופן ידני.

ואז אודיע להם שכל עוד המנה השנייה של 8 אינה הבדל של יותר מ -50 אירו, אזמין אותה בעצמי.

כמובן שזו רק דוגמא, אבל העניין הוא שאני מנסה למזער באופן יזום קדימה ואחורה אם הזמן הוא נושא. יש איזון בין חיסכון בכסף של הלקוח לחיסכון בזמן. אם אקח יותר מדי זמן להזמין, זה יכול לבזבז כסף. לכן, אני תמיד מקפיד לקבל מידע רב ככל האפשר ולקבל אישור להזמין מקום מראש אם יש בכך צורך. אבל ברוב הנסיעות אני יכול להראות להם את האפשרויות ולתת להם להחליט לפני ההזמנה הסופית.

כיצד יכולים מנהלי משרדים להצטיין בהזמנה קבוצתית?
אם אתה מזמין משהו לאירוע חברה, אתה יכול להשתמש באותה אסטרטגיה: נסה לקבל אישור ומידע מהאנשים הנכונים מראש אם אתה יכול.

אני תמיד מנסה לשלוח את כמות הדוא”ל המינימלית ולהיות ברור. זה עושה את זה פחות מלחיץ עבור הלקוח. אני מנסה לקבץ את התקשורת.

אם מנהל משרד מטפל בהזמנות קבוצתיות, אותו דבר יעזור מבחינה פנימית. הם יכולים לנסות להשיג כמה שיותר מידע מראש ואישור, לאחסן את כל השאלות שיש להם, ואז בכל מעקב או אפשרות, תמיד יהיו ברורים ככל האפשר.

מה אחת הטעויות הגרועות ביותר בהזמנת הקבוצה ואיך התמודדת עם זה?
פעם אחת, הזמנו 40 חדרים לאירוע קבוצתי בליסבון. הקולגות שיתפו חדרים, ובכל חדר היו שתי מיטות.

התקשרנו שקירות האמבטיה היו עשויים זכוכית, כך שתוכלו לראות זה את זה בעת השימוש בחדר האמבטיה או במקלחת. שוחחנו עם המלון ישירות והם העלו משהו כדי לכסות אותו. הם היו צריכים לכסות את כל קירות הזכוכית ב -40 חדרים!

מה החוויה הגרועה ביותר שלך עם הזמנת קבוצות תחבורה קרקעית?
באותה הפסגה האחרונה בברצלונה, התארגנו לאוטובוסים שיאספו את כולם משדה התעופה. באותו שבוע ירד שלג בכל אירופה, וכל הטיסות התעכבו. התוכניות לאוטובוסים הטנדרים נהרסו לחלוטין.

התארגנו למארחים שילכו לברך אותם בשדה התעופה ולעזור להם. במקום נאלצו המארחים לארגן מחדש את כל קבוצות האוטובוסים מכיוון שכולם הגיעו בשעות שונות מהצפוי. זה היה מטורף, אבל עבדנו את זה!

כיצד אנשים יכולים ללמוד יותר על עזרתך בהזמנות קבוצתיות?
אם חברות רוצות עזרה בהזמנות קבוצתיות, נוכל להתמודד עם התהליך כולו. אנו מחליטים על הגישה הטובה ביותר ומשא ומתן על התעריף או שנזמין את הנסיעה באופן ידני.

אני נקודת המגע הראשונה, אז אנחנו מתחילים לעבוד אחד על אחד וממש ליצור מערכת יחסים.

כאשר לקוח מזמין איתנו אירוע קבוצתי אחד, הוא כמעט תמיד משתמש בשירות לאירועים הבאים שלהם. אנחנו פשוט לוקחים כל כך הרבה לחץ על כתפיהם. אנו יכולים לנהל משא ומתן על שיעורים טובים יותר, וכמובן שהתמיכה המתמדת היא עומס עצום. יש פשוט כל כך הרבה תקלות שיכולות לקרות עם מספר גדול של מטיילים.

פוסט זה תורגם מאנגלית באמצעות google translate